Per le aziende

L’elaborazione paghe è il cuore della gestione del personale: ogni mese stipendi, contributi e ritenute devono essere calcolati con esattezza e versati nei tempi previsti. Lo Studio Marra si occupa di paghe e contributi per imprese, professionisti e famiglie in tutta Italia, con un referente dedicato e un calendario chiaro.

Cosa gestiamo ogni mese

Come lavoriamo

Un passaggio graduale, senza interruzioni operative.

1. Un primo incontro per conoscere l’azienda e le esigenze attuali
2. La verifica delle posizioni e della documentazione esistente
3. Il passaggio graduale, con una fase di affiancamento
4. La gestione ordinaria, con scadenze e referenti definiti

Le domande che ci fanno più spesso

Elaborazione paghe: cosa comprende il servizio

Il servizio di elaborazione paghe dello studio non si limita a stampare la busta paga. Comprende tutte le attività che stanno prima e dopo il cedolino: la raccolta delle presenze, la verifica delle variazioni del mese, il calcolo di contributi e ritenute, i versamenti e le comunicazioni agli enti.

Ogni azienda ha esigenze diverse: c’è chi ha un solo dipendente part-time e chi gestisce turni, trasferte e reperibilità. Per questo partiamo sempre dal contratto collettivo applicato e dall’organizzazione reale del lavoro, così da impostare correttamente ogni voce fin dal primo mese.

Il servizio è pensato per sollevare il titolare da un lavoro tecnico e ripetitivo, lasciandogli il controllo delle decisioni. Ogni mese ricevi un riepilogo chiaro del costo del personale e sai in anticipo quanto dovrai versare.

• Cedolini mensili per dipendenti, apprendisti, collaboratori e amministratori.
• Libro Unico del Lavoro aggiornato e conservato secondo le regole.
• Modelli F24 per contributi Inps e ritenute fiscali, pronti per il pagamento.
• Flussi Uniemens trasmessi all’Inps ogni mese.
• Prima nota delle retribuzioni per il commercialista.
• Conguagli di fine anno e di fine rapporto, con calcolo del TFR.

Come elaboriamo i cedolini, passo dopo passo

L’elaborazione paghe segue ogni mese lo stesso percorso, condiviso con l’azienda. Un metodo ordinato riduce gli errori e permette di rispettare tutte le scadenze anche nei mesi più impegnativi.

1. Raccolta delle presenze. Entro una data concordata ci invii presenze, assenze, straordinari e note del mese, anche tramite file o gestionale.
2. Verifica delle variazioni. Controlliamo assunzioni, cessazioni, cambi di livello, malattie, congedi e trasferte prima del calcolo.
3. Calcolo e controllo. Elaboriamo le buste paga e verifichiamo i risultati confrontandoli con il mese precedente.
4. Invio dei documenti. Ricevi cedolini, F24, riepilogo dei costi e distinta per i bonifici degli stipendi.
5. Versamenti e flussi. Prepariamo i pagamenti entro il 16 e trasmettiamo l’Uniemens entro la fine del mese successivo.
6. Archiviazione. Aggiorniamo il Libro Unico del Lavoro e conserviamo tutta la documentazione.

Se qualcosa non torna, ti contattiamo prima di chiudere il mese: preferiamo una domanda in più a una correzione dopo l’invio.

Le voci della busta paga che controlliamo ogni mese

Una busta paga corretta nasce da tanti piccoli controlli. Ecco le voci a cui prestiamo più attenzione, perché sono quelle in cui gli errori costano di più all’azienda e creano malcontento tra i dipendenti.

• Retribuzione base, scatti di anzianità e superminimi previsti dal contratto.
• Lavoro straordinario, notturno e festivo con le maggiorazioni corrette.
• Ferie, permessi e riduzioni di orario maturati e goduti.
• Malattia, infortunio e maternità, con le integrazioni a carico dell’azienda.
• Trasferte, rimborsi spese e indennità con il giusto trattamento fiscale.
• Ratei di tredicesima, quattordicesima e accantonamento del TFR.
• Detrazioni fiscali, addizionali regionali e comunali, conguagli Irpef.
• Trattenute per prestiti, cessioni del quinto e pignoramenti.

Per chi vuole capire meglio il documento abbiamo preparato una guida alla lettura della busta paga, utile anche da condividere con i dipendenti.

Scadenze mensili e annuali di paghe e contributi

Chi ha personale deve rispettare un calendario fitto. Lo studio lo gestisce per conto dell’azienda e invia un promemoria prima di ogni pagamento.

• Entro il 16 di ogni mese: versamento con F24 dei contributi e delle ritenute sugli stipendi del mese precedente.
• Entro la fine del mese successivo: invio dell’Uniemens e aggiornamento del Libro Unico del Lavoro.
• 16 febbraio: autoliquidazione dei premi Inail.
• 16 marzo: consegna e invio della Certificazione Unica.
• 31 ottobre: presentazione del modello 770.
• Dicembre e febbraio: conguagli fiscali di fine anno.

Le date ufficiali sono pubblicate dall’Agenzia delle Entrate e dall’Inps; quando una scadenza cade di sabato o in un giorno festivo slitta al primo giorno lavorativo successivo.

Perché affidare paghe e contributi a un consulente del lavoro

Gestire le buste paga internamente richiede software aggiornati, formazione continua e tempo. Per una piccola o media impresa è spesso più conveniente affidare l’elaborazione paghe a uno studio specializzato.

Meno errori e meno sanzioni. Le regole su contributi, detrazioni e contratti cambiano spesso. Lo studio segue gli aggiornamenti normativi e li applica subito, evitando differenze retributive e recuperi da parte degli enti.

Costi prevedibili. Il compenso è legato al numero di cedolini e ai servizi concordati: niente costi di software, licenze o personale dedicato.

Un supporto quando serve. Dietro ogni busta paga c’è un professionista che può consigliarti su assunzioni, incentivi, contratti e gestione dei conflitti. Per le opportunità di risparmio sulle nuove assunzioni trovi tutto nella pagina incentivi per le imprese.

Continuità. Ferie, malattie o cambi di personale interno non bloccano mai gli stipendi: lo studio garantisce la continuità del servizio tutto l’anno.

Strumenti digitali e riservatezza dei dati

Le buste paga contengono dati personali delicati, come informazioni sulla salute o sulla situazione familiare. Per questo lo studio tratta i dati come responsabile del trattamento, secondo l’articolo 28 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati, con un accordo scritto che definisce compiti e misure di sicurezza.

Documenti e cedolini viaggiano su canali protetti e sono archiviati con accessi riservati. I dipendenti possono ricevere la busta paga in formato digitale, nel rispetto delle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.

Il Libro Unico del Lavoro va conservato per cinque anni: ce ne occupiamo noi, così in caso di controlli la documentazione è sempre pronta. Approfondisci nella nostra guida al Libro Unico del Lavoro.

Contratto collettivo e inquadramento dei dipendenti

Ogni rapporto di lavoro deve fare riferimento a un contratto collettivo nazionale: commercio, turismo, edilizia, metalmeccanica, studi professionali e molti altri. Il contratto stabilisce minimi retributivi, livelli, orario settimanale, ferie, permessi e scatti di anzianità.

All’inizio della collaborazione verifichiamo che il contratto applicato sia quello corretto per l’attività svolta e che ogni dipendente sia inquadrato nel livello giusto. Un inquadramento sbagliato può esporre l’azienda a richieste di differenze retributive anche per gli anni passati.

Seguiamo i rinnovi contrattuali e applichiamo gli aumenti, gli arretrati e le una tantum previsti, avvisandoti in anticipo dell’effetto sul costo del personale.

Assunzioni, proroghe e cessazioni

Quando decidi di assumere, ti aiutiamo a scegliere la forma più adatta: tempo indeterminato, tempo determinato, part-time, apprendistato, lavoro intermittente o somministrazione tramite agenzia. Per ogni soluzione valutiamo costi, vincoli e possibili agevolazioni.

Prepariamo la lettera di assunzione con tutte le informazioni richieste dalla normativa sulla trasparenza e inviamo la comunicazione obbligatoria al Centro per l’impiego entro il giorno precedente l’inizio del lavoro. Lo stesso vale per proroghe, trasformazioni e cessazioni, che hanno termini precisi.

Alla fine del rapporto calcoliamo le competenze spettanti, il TFR, le ferie non godute e l’eventuale indennità di preavviso. Ti indichiamo anche gli adempimenti legati alle dimissioni telematiche e al ticket di licenziamento, quando dovuto.

Se stai valutando un contratto di apprendistato, leggi la nostra guida all’apprendistato di primo livello.

Malattia, maternità, congedi e permessi

Le assenze sono una delle parti più delicate della gestione mensile. Per la malattia occorre distinguere i giorni di carenza, l’indennità anticipata dall’azienda per conto dell’Inps e l’eventuale integrazione prevista dal contratto collettivo.

Per maternità, paternità e congedi parentali applichiamo le indennità corrette e le recuperiamo in compensazione nei contributi. Gestiamo anche permessi per la legge 104, donazione del sangue, studio e cariche pubbliche, verificando ogni volta la documentazione necessaria.

Per gli infortuni sul lavoro prepariamo la denuncia all’Inail nei termini previsti e calcoliamo quanto spetta al dipendente nei primi giorni di assenza, che restano a carico dell’azienda.

Trasferte, rimborsi spese e benefit

Trasferte, rimborsi chilometrici, indennità e benefit hanno regole fiscali e contributive diverse: alcuni importi sono esenti entro determinati limiti, altri diventano reddito tassato. Ti aiutiamo a impostare una politica dei rimborsi chiara e a documentarla correttamente, così da evitare contestazioni.

Valutiamo anche strumenti come buoni pasto, auto aziendali, premi di risultato e piani di welfare, che possono aumentare il potere d’acquisto dei dipendenti con un costo più contenuto per l’impresa.

Orari, turni e lavoro agile

Turni a rotazione, orari multiperiodali, reperibilità e lavoro domenicale richiedono un’impostazione attenta per rispettare i limiti di legge e del contratto collettivo. Ti aiutiamo a organizzare gli orari in modo efficiente e a tradurli correttamente nelle retribuzioni.

Se in azienda si lavora anche da remoto, prepariamo l’accordo individuale di lavoro agile, curiamo la comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro e verifichiamo gli aspetti legati a sicurezza, buoni pasto e rimborsi delle spese.

Collaborazione con il commercialista

Lavoriamo spesso a fianco del commercialista dell’azienda. Ogni mese gli inviamo la prima nota delle retribuzioni con stipendi, contributi, ritenute e accantonamenti, nel formato più comodo per la contabilità.

A fine anno condividiamo i dati per il bilancio, come il fondo TFR, i ratei maturati e il costo complessivo del personale. Un dialogo diretto tra i due professionisti evita doppi passaggi all’imprenditore e riduce il rischio di dati incoerenti.

Report sul costo del personale

Insieme ai documenti del mese ricevi un riepilogo del costo aziendale di ciascun dipendente: retribuzione lorda, contributi a carico dell’impresa, premio Inail, accantonamento del TFR e ratei delle mensilità aggiuntive.

Su richiesta prepariamo report trimestrali o annuali per centro di costo, utili per il controllo di gestione, per i preventivi ai clienti e per i colloqui con la banca. Prima di ogni nuova assunzione, aumento o passaggio di livello ti mostriamo l’impatto sul budget dei mesi successivi.

Controlli e ispezioni

Inps, Inail e Ispettorato del lavoro possono chiedere in qualsiasi momento buste paga, presenze, contratti e prove dei versamenti. Una documentazione ordinata è la migliore difesa: con lo studio i registri sono sempre aggiornati e reperibili in pochi minuti.

In caso di verifica prepariamo i documenti richiesti, partecipiamo agli incontri con gli ispettori e, se emergono irregolarità, valutiamo con te come sanarle nel modo meno oneroso, ad esempio con la diffida accertativa o il ravvedimento.

Ci occupiamo anche della richiesta del DURC e dei controlli preventivi sulla regolarità contributiva, indispensabili per partecipare ad appalti e incassare pagamenti dalla pubblica amministrazione.

Come iniziare

Per avviare la collaborazione bastano pochi passaggi: un incontro conoscitivo, l’invio dei dati dei dipendenti e dei contratti in essere, le deleghe per accedere ai servizi di Inps e Inail. Al resto pensiamo noi, comprese le comunicazioni con il professionista precedente.

Puoi contattare lo studio per fissare il primo incontro: è gratuito e ti permette di capire subito come possiamo semplificare la gestione del personale della tua azienda.

Per chi lavoriamo

Seguiamo microimprese con un solo dipendente e aziende strutturate con più sedi, studi professionali, associazioni, cooperative e famiglie che assumono colf o badanti. Lavoriamo con clienti in tutta Italia: documenti, buste paga e scadenze viaggiano in digitale e gli incontri si fanno in videochiamata.

Qualunque sia la dimensione dell’organizzazione, il metodo resta lo stesso: un referente che conosce l’azienda, un calendario condiviso e risposte rapide quando serve una decisione.

Domande frequenti sull’elaborazione paghe